KSeF nie działa – co zrobić? Awaria, niedostępność i offline24 (poradnik)

KSeF nie działa? To jeden z częstszych problemów w praktyce: system bywa niedostępny, a czasem przeszkodą jest internet, integracja lub logowanie po stronie firmy. Dobra wiadomość jest taka, że przepisy przewidują tryby szczególne, które pozwalają legalnie wystawiać faktury także wtedy, gdy nie da się ich od razu przesłać do KSeF. Kluczowe jest, aby szybko rozpoznać, czy problem jest po Twojej stronie, czy po stronie KSeF, a następnie wybrać właściwy tryb działania i dopilnować terminu dosłania faktury do systemu.

Spis treści

• Diagnoza: problem u Ciebie czy w KSeF?
• Gdzie sprawdzić komunikaty o awarii i przerwach?
• Jakie tryby stosować: offline24, offline, awaryjny, awaria całkowita
• Co zrobić krok po kroku, gdy KSeF nie działa
• Najczęstsze błędy
• FAQ

✓ Diagnoza: problem u Ciebie czy w KSeF?

Zanim wystawisz fakturę „na raty”, zrób szybki test. Odpowiedz sobie na jedno pytanie: czy KSeF jest oficjalnie niedostępny/awaryjny, czy to Ty nie możesz się z nim połączyć.

1) Problem po Twojej stronie

• brak internetu lub niestabilne łącze,
• problem z programem do fakturowania / integracją,
• błąd logowania, certyfikatu lub podpisu,
• blokady sieciowe (np. firewall/VPN),
• chwilowe przeciążenie po stronie Twojej infrastruktury.

W takich sytuacjach najczęściej stosuje się tryb offline24 – fakturę wystawia się poza KSeF i dosyła później, pilnując terminu.

2) Problem po stronie KSeF

• planowana przerwa techniczna / prace serwisowe,
• ogłoszona niedostępność,
• ogłoszona awaria KSeF.

Jeśli jest komunikat o niedostępności lub awarii, stosuje się tryb offline (niedostępność) lub tryb awaryjny – w zależności od tego, co ogłoszono.

✓ Gdzie sprawdzić komunikaty o awarii i przerwach?

Najpierw zawsze sprawdza się oficjalne komunikaty i aktualności. To najszybszy sposób, aby uniknąć pomylenia trybów i terminów.

• Aktualności/komunikaty KSeF
  https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/
• Opis trybów szczególnych (oficjalne zasady)
  https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/

✓ Jakie tryby stosować: offline24, offline, awaryjny, awaria całkowita

Poniżej znajduje się praktyczna ściąga. Wystarczy dopasować sytuację do trybu.

Tryb offline24 (gdy problem jest po Twojej stronie)

• Wystawiasz fakturę poza KSeF (w swoim systemie/oprogramowaniu).
• Po przywróceniu możliwości wysyłki dosyłasz fakturę do KSeF.
• Termin dosyłki w offline24 jest krótki – co do zasady najpóźniej następnego dnia roboczego.

Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24/

Tryb offline (niedostępność KSeF, np. prace serwisowe)

• Stosujesz, gdy KSeF jest niedostępny z powodów po stronie systemu (komunikat o niedostępności/przerwie).
• Faktury wystawiasz poza KSeF i dosyłasz po zakończeniu niedostępności.
• Co do zasady dosyłka następuje najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.

Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline-niedostepnosc-ksef/

Tryb awaryjny (ogłoszona awaria KSeF)

• Stosujesz, gdy ogłoszono awarię KSeF (komunikat o awarii).
• Faktury wystawiasz poza KSeF i przekazujesz nabywcy w uzgodniony sposób.
• Po zakończeniu awarii dosyłasz faktury do KSeF w terminie przewidzianym dla awarii (w praktyce: do 7 dni roboczych od zakończenia awarii).

Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-awaryjny/

✓ Awaria całkowita (sytuacje nadzwyczajne)

W przypadku tzw. awarii całkowitej dopuszcza się wystawianie faktur poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej „po staremu”. Zasadniczo w tym scenariuszu mogą obowiązywać uproszczenia, w tym brak obowiązku dosyłania do KSeF po ustaniu awarii (zgodnie z zasadami opisanymi dla tego trybu).

Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/awaria-calkowita/

✓ Co zrobić krok po kroku, gdy KSeF nie działa

1. Sprawdź komunikaty KSeF i ustal, czy jest niedostępność lub awaria.
   Link: ksef.podatki.gov.pl/ksef-news
2. Wybierz właściwy tryb: offline24 (problem u Ciebie), offline (niedostępność), tryb awaryjny (awaria), awaria całkowita (nadzwyczajna).
3. Wystaw fakturę poza KSeF w swoim systemie, zachowując standardowe dane (kontrahent, NIP, data, pozycje, kwoty).
4. Przekaż fakturę nabywcy (np. PDF e-mailem, platforma B2B, wydruk) – jeżeli potrzebuje dokumentu do płatności/księgowania.
5. Po przywróceniu działania wykonaj dosyłkę do KSeF i upewnij się, że dokument został przyjęty (status wysyłki/odbioru).
6. Pilnuj terminów dosyłki: offline24 – co do zasady następny dzień roboczy; niedostępność KSeF – co do zasady następny dzień roboczy po zakończeniu; tryb awaryjny – co do zasady do 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
7. Zarchiwizuj potwierdzenia: komunikat o awarii/niedostępności, logi błędów, potwierdzenia wysyłki i przyjęcia dokumentów.

✓ Najczęstsze błędy

• Pomylenie trybu i pilnowanie niewłaściwego terminu dosyłki.
• Brak dosyłki po przywróceniu działania systemu.
• Brak przekazania faktury klientowi w czasie awarii (gdy potrzebuje jej od razu).
• Brak procedury w firmie: nikt nie pilnuje dosyłki i statusów po zakończeniu problemu.

✓ FAQ

Źródła: oficjalne informacje o trybach szczególnych publikowane na stronie KSeF:
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/