Zmiany w stażu pracy od 2026 r. – „ustawa stażowa” krok po kroku: co się wlicza i co to daje pracownikom
Od 2026 r. wchodzą w życie duże zmiany w zasadach ustalania stażu pracy (okresu zatrudnienia) – potocznie nazywane „ustawą stażową”. Najważniejsza zmiana jest taka, że do stażu pracy – od którego zależy wiele uprawnień pracowniczych – będzie można doliczać również okresy pracy i aktywności zawodowej wykonywanej poza umową o pracę (np. zlecenia czy prowadzenie działalności gospodarczej).
To istotne, bo staż pracy wpływa m.in. na:
- wymiar urlopu wypoczynkowego (np. 20 dni vs 26 dni),
- długość okresu wypowiedzenia,
- uprawnienia zależne od „lat pracy” w przepisach wewnętrznych (np. dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe – jeśli występują w danej organizacji),
- inne świadczenia i uprawnienia, których nabycie zależy od określonego stażu.
1) Podstawa prawna: czym jest „ustawa stażowa”?
Zmiany wprowadza ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423). Akt został ogłoszony w Dzienniku Ustaw 21 października 2025 r., a zasadnicza zmiana w zakresie stażu pracy wchodzi w życie od 2026 r.
2) Od kiedy obowiązują nowe zasady – dwie daty, o których trzeba pamiętać
Nowe zasady doliczania dodatkowych okresów do stażu pracy stosuje się:
- od 1 stycznia 2026 r. – wobec pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych,
- od 1 maja 2026 r. – wobec pozostałych pracodawców.
To oznacza, że część pracowników odczuje zmianę od razu (sektor publiczny), a część od maja 2026 r. (pozostałe podmioty).
3) Co będzie się wliczać do stażu pracy od 2026 r.?
W praktyce chodzi o możliwość doliczenia do stażu pracy okresów aktywności zawodowej innych niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę – o ile były one związane z ubezpieczeniami lub spełniają warunki wskazane w przepisach/wyjaśnieniach instytucji.
Zgodnie z informacjami ZUS oraz MRPiPS, do stażu pracy będzie można doliczyć w szczególności:
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności (JDG) oraz współpracy z osobą prowadzącą działalność – jeśli były opłacane składki na odpowiednie ubezpieczenia,
- okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług (do której stosuje się przepisy o zleceniu) oraz umowy agencyjnej – jeżeli z tego tytułu podlegało się ubezpieczeniom,
- okresy współpracy z osobą wykonującą zlecenie/usługi/agencyjną,
- okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz spółdzielni kółek rolniczych,
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą wykonywanej na innej podstawie niż stosunek pracy,
- wybrane okresy „okołodziałalnościowe” wskazane przez ZUS (np. związane z ubezpieczeniem zdrowotnym w pierwszych miesiącach prowadzenia działalności oraz określone sytuacje opieki nad dzieckiem przy zawieszeniu działalności – jeśli dotyczy).
Najprościej mówiąc: jeśli ktoś przez lata realnie pracował i odprowadzał składki (albo spełnia warunki ustawowe), to te okresy będą mogły „pracować” na jego staż pracy tak samo jak etat.
4) Co to daje pracownikowi – praktyczne skutki
4.1. Urlop wypoczynkowy
W wielu przypadkach największy i najszybszy efekt to zmiana wymiaru urlopu. Przykładowo: jeśli po doliczeniu nowych okresów staż przekroczy próg uprawniający do wyższego urlopu, pracownik może nabyć prawo do większej liczby dni urlopu.
4.2. Okres wypowiedzenia
Długość wypowiedzenia umowy o pracę zależy od stażu pracy u danego pracodawcy (w rozumieniu przepisów). Po doliczeniu nowych okresów niektórzy pracownicy mogą mieć dłuższy okres wypowiedzenia.
4.3. Dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, inne świadczenia „za lata”
W sektorze publicznym oraz w organizacjach, w których funkcjonują regulaminy wynagradzania, układy zbiorowe lub przepisy branżowe przewidujące świadczenia zależne od stażu (np. dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa), doliczenie nowych okresów może powodować nabycie prawa do tych świadczeń albo wejście w wyższy próg.
W sektorze prywatnym takie świadczenia nie są „automatyczne” – ale jeśli w firmie są przewidziane i zależą od stażu, pracodawca będzie musiał uwzględnić nowe okresy zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów i dokumentów wewnętrznych.
5) Jak udokumentować dodatkowe okresy? Zaświadczenie z ZUS i ważne terminy
Żeby pracodawca mógł uwzględnić nowe okresy w stażu pracy, co do zasady potrzebne jest zaświadczenie z ZUS. MRPiPS informuje, że pracownik składa wniosek w swoim koncie ZUS (eZUS/PUE) w sekcji dotyczącej wniosku „Stażowe”, a następnie przekazuje otrzymane zaświadczenie pracodawcy.
Istotny jest też termin na dostarczenie dokumentów. Zgodnie z informacją MRPiPS pracownik ma 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających nowe okresy – licząc od:
- 1 stycznia 2026 r. – jeśli jest zatrudniony u pracodawcy z sektora finansów publicznych,
- 1 maja 2026 r. – jeśli jest zatrudniony u pozostałego pracodawcy.
Jeżeli z jakiegoś powodu ZUS nie będzie w stanie wydać zaświadczenia (np. dane są niepełne albo okres jest bardzo dawny), MRPiPS wskazuje możliwość udowodnienia okresów także własnymi dokumentami – o ile pracodawca będzie mógł je zweryfikować.
6) Co powinien zrobić pracodawca? Checklista wdrożeniowa
- Przygotować procedurę przyjmowania wniosków/zaświadczeń i aktualizacji stażu w dokumentacji pracowniczej.
- Sprawdzić wpływ na uprawnienia: urlopy, wypowiedzenia, dodatki/nagrody (jeśli obowiązują), progi stażowe w regulaminach.
- Zabezpieczyć koszty (zwłaszcza tam, gdzie staż przekłada się na dodatki i świadczenia).
- Poinformować pracowników, jakie dokumenty są potrzebne i jakie są terminy.
7) Podsumowanie
„Ustawa stażowa” to jedna z największych zmian w prawie pracy ostatnich lat, bo „uznaje” doświadczenie zdobyte poza etatem. Dla pracowników oznacza to realne korzyści (np. urlop, uprawnienia stażowe), a dla pracodawców – konieczność sprawnego przeliczenia stażu i uporządkowania procedur kadrowych.
Źródła
- https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2025/1423
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001423
- https://www.zus.pl/-/%E2%80%9Esta%C5%BCowe-nowe-regulacje-i-za%C5%9Bwiadczenia-od-2026-r.-1
- https://www.gov.pl/web/rodzina/Staz-pracy-na-nowo-zloz-wniosek-do-zus-i-uzyskaj-zaswiadczenie-dla-pracodawcy
- https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/prowadzenie-dzialalnosci-i-praca-na-zlecenie-zwieksza-staz-pracowniczy
