Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – nowe zasady od 27 stycznia 2026 r.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to świadczenie, które przysługuje pracownikowi, gdy z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nie wykorzystał urlopu w całości albo w części. Przez lata w praktyce przyjmowano, że ekwiwalent powinien być wypłacony „na koniec”, czyli w dniu ustania zatrudnienia. Od 27 stycznia 2026 r. przepisy wprost doprecyzowały termin wypłaty i wprowadziły nową zasadę: co do zasady ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia.
1) Od kiedy obowiązują nowe zasady?
Zmiana obowiązuje od 27 stycznia 2026 r. i dotyczy terminów wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w razie rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.
2) Jak było wcześniej (praktyka i podejście organów)?
Dotychczas najczęściej stosowaną regułą było rozliczenie ekwiwalentu w dniu zakończenia zatrudnienia. Wynikało to z założenia, że z dniem ustania stosunku pracy urlop „w naturze” przekształca się w roszczenie pieniężne. W praktyce oznaczało to konieczność szybkiego ustalenia liczby niewykorzystanych dni/godzin urlopu, wyliczenia ekwiwalentu i wypłaty w krótkim czasie, często jeszcze przed zamknięciem listy płac.
3) Jak jest teraz: nowy termin wypłaty ekwiwalentu (zasada ogólna)
Od 27 stycznia 2026 r. w Kodeksie pracy wprost wskazano, że pracodawca wypłaca ekwiwalent:
- w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę ustalonym u pracodawcy (zgodnie z zasadami wypłaty wynagrodzeń),
- czyli w praktyce najczęściej razem z ostatnią wypłatą.
Co to oznacza w praktyce? Jeżeli pracodawca wypłaca pensje np. do 10. dnia następnego miesiąca, a umowa kończy się 31 marca, to ekwiwalent może zostać wypłacony wraz z ostatnim wynagrodzeniem 10 kwietnia.
4) Wyjątek: termin 10 dni od rozwiązania/wygaśnięcia umowy
Ustawodawca przewidział wyjątek od zasady wypłaty w terminie „wypłaty wynagrodzeń”. Jeśli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony u pracodawcy przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, to nie ma sensu czekać na kolejny termin – wtedy ekwiwalent należy wypłacić:
- w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
To rozwiązanie ma zapobiec sytuacji, w której pracownik musiałby czekać „za długo” tylko dlatego, że firmowy termin wypłat wypadał tuż przed końcem zatrudnienia.
5) Co jeśli termin wypłaty ekwiwalentu wypada w dzień wolny?
Jeżeli ustalony zgodnie z powyższymi zasadami termin wypłaty ekwiwalentu przypada w dzień wolny od pracy, wypłaty dokonuje się w dniu poprzedzającym ten dzień.
6) Najczęstsze pytania i problemy w firmach
Czy ekwiwalent zawsze jest „z ostatnią pensją”?
Najczęściej tak, ale kluczowe są zasady z punktu 3 i 4. Jeśli firmowy termin wypłaty wynagrodzenia wypada po zakończeniu zatrudnienia – ekwiwalent idzie w tym terminie (z ostatnią pensją). Jeśli natomiast termin wypłaty wynagrodzenia był przed końcem umowy – działa wyjątek 10 dni.
Czy można wypłacić wcześniej niż wynika z nowych zasad?
Przepisy określają termin maksymalny (kiedy należy wypłacić), nie zabraniają wypłaty wcześniej. Jeżeli pracodawca ma wyliczenia gotowe, może wypłacić ekwiwalent wcześniej, by zamknąć rozliczenia szybciej.
Czy zmieniło się prawo do ekwiwalentu albo sposób jego liczenia?
Nie. Zmiana dotyczy przede wszystkim terminu wypłaty. Samo prawo do ekwiwalentu i zasady obliczania pozostają co do zasady takie jak dotychczas.
7) Co powinien zrobić pracodawca? Krótka checklista
- Zweryfikuj regulacje wewnętrzne (termin wypłaty wynagrodzeń) i upewnij się, że kadry/płace znają nowe zasady (wypłata w terminie wynagrodzenia lub 10 dni).
- Ustal standard postępowania przy rozwiązaniach umów: kto liczy urlop, kiedy zamykana jest lista płac, jak pilnować wyjątku 10 dni.
- Komunikuj pracownikom (zwłaszcza odchodzącym), kiedy mogą spodziewać się wypłaty ekwiwalentu – zmniejsza to liczbę zapytań i nieporozumień.
- Sprawdź dni wolne – jeśli termin wypada w dzień wolny, wypłata powinna być wcześniej.
8) Podsumowanie
Od 27 stycznia 2026 r. termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop został doprecyzowany w przepisach: standardowo ekwiwalent wypłaca się w firmowym terminie wypłaty wynagrodzenia, a gdy ten termin wypada przed końcem zatrudnienia – obowiązuje termin 10 dni od rozwiązania/wygaśnięcia umowy. W praktyce oznacza to mniej „pośpiechu” w dniu odejścia pracownika, ale też konieczność pilnowania właściwego wariantu w zależności od dat.
Źródła
- https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-171
- https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/zmiana-przepisow-formalnosci-i-terminy
- https://gdansk.pip.gov.pl/aktualnosci/bez-watpliwosci-kiedy-wyplacany-jest-ekwiwalent-za-urlop-wypoczynkowy
- https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/kiedy-pracodawca-musi-wyplacic-ekwiwalent-za-niewykorzystany-urlop?tmpl=print%3Ftmpl%3Dpdf
- https://www.prawo.pl/kadry/kiedy-przy-rozwiazaniu-stosunku-pracy-pracodawca-wyplaci-ekwiwalent-za-urlop-projekt-mrpips,533352.html
