Weryfikacja dyplomu z uczelni przez pracodawcę: co ma się zmienić w przepisach i jak będzie wyglądać potwierdzanie kwalifikacji z CV
W rekrutacjach zdarza się „koloryzowanie” w CV: dopisywanie ukończonych kierunków, tytułów czy nawet całych uczelni. Do tej pory pracodawcy mieli z tym realny problem, bo nawet jeśli prosili o okazanie dyplomu, to nie mieli prostego, ustawowego narzędzia, aby zweryfikować jego autentyczność bezpośrednio w uczelni.
Dlatego pojawił się projekt zmian w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, który ma wprowadzić jasną procedurę: pracodawca – w określonych warunkach – będzie mógł wystąpić do uczelni o potwierdzenie danych z dyplomu. W praktyce ma to pozwolić sprawdzić, czy informacje wpisane w CV i przedstawiony dyplom są prawdziwe.
Źródła
- https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy–prawo-o-szkolnictwie-wyzszym-i-nauce7
- https://uodo.gov.pl/pl/579/3188
Dlaczego w ogóle potrzebna jest zmiana?
W dotychczasowej praktyce pracodawcy często pytali: „Czy mogę zadzwonić do uczelni i potwierdzić, że kandydat faktycznie ukończył studia?”. Problem polegał na tym, że nie było jasnej podstawy prawnej do takiej weryfikacji „u źródła”, a samo oświadczenie kandydata o zgodzie na kontakt z uczelnią bywało oceniane jako niedobrowolne (bo zależne od relacji rekrutacyjnej). Tę wątpliwość opisywał również organ ds. ochrony danych.
Projektowane rozwiązanie ma tę lukę uzupełnić: skoro rynek pracy wymaga kwalifikacji (zwłaszcza w zawodach regulowanych i na stanowiskach odpowiedzialnych), to pracodawca ma dostać legalny, sformalizowany tryb potwierdzenia danych z dyplomu.
Na czym ma polegać nowe uprawnienie pracodawcy?
Zgodnie z założeniami projektu, uczelnie mają udzielać informacji o danych zawartych w dyplomie ukończenia studiów wydanym w postaci papierowej, jeżeli:
- pracodawca ma interes prawny w weryfikacji (np. wykształcenie jest warunkiem zatrudnienia na dane stanowisko),
- pojawawiły się uzasadnione wątpliwości co do autentyczności danych/dokumentu (a nie „weryfikacja każdego, dla zasady”),
- pracodawca najpierw dokona wstępnej oceny zabezpieczeń dokumentu (zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentów publicznych),
- wniosek zostanie złożony w przewidzianej formie (elektronicznie – na adres do doręczeń elektronicznych uczelni wskazany w BIP).
Co ma potwierdzać uczelnia? Nie „ocenę kandydata”, nie przebieg kariery, tylko zgodność danych z dyplomu z dokumentacją przebiegu studiów prowadzoną przez uczelnię – czyli de facto: czy dyplom i dane na nim widniejące są zgodne z tym, co uczelnia ma w swoich rejestrach.
Ile to będzie kosztowało i jak długo uczelnia będzie odpowiadać?
W projekcie przewidziano, że udzielenie informacji przez uczelnię będzie odpłatne – 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku.
Co do terminów, założenie jest takie, aby uczelnie odpowiadały sprawnie, w ramach ustawowego terminu przewidzianego w projektowanych przepisach (w komunikacjach o projekcie pojawia się model odpowiedzi „niezwłocznie”, z limitem czasowym na udzielenie informacji).
Co to oznacza dla rekrutacji (HR) i dla pracowników?
1) Dla pracodawców
- Mniej ryzyka zatrudnienia osoby na podstawie fałszywych dokumentów.
- Większa pewność przy stanowiskach, gdzie wyższe wykształcenie jest realnym wymogiem.
- Procedura „na papier” – zamiast nieformalnych telefonów i „słowa honoru”.
2) Dla kandydatów i pracowników
- Większa przejrzystość: jeśli kwalifikacje są prawdziwe, weryfikacja nie powinna być problemem.
- Mniej pokusy „upiększania CV” – ryzyko szybkiego wykrycia rośnie.
- Uwaga na konsekwencje: fałszywe dokumenty/nieprawdziwe oświadczenia w procesie zatrudnienia mogą prowadzić do poważnych skutków (w tym rozwiązania umowy, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialności prawnej).
RODO: czy pracodawca będzie mógł „sprawdzać każdego”?
Nie powinien. Nawet jeśli powstanie ustawowa ścieżka weryfikacji, nadal obowiązują zasady ochrony danych i minimalizacji:
- pracodawca powinien weryfikować tylko wtedy, gdy wykształcenie jest istotne dla stanowiska i ma ku temu realny powód (interes prawny + uzasadnione wątpliwości),
- zakres zapytania powinien dotyczyć konkretnych danych z dyplomu, a nie „pełnej historii edukacji”,
- proces powinien być udokumentowany (kto, kiedy, dlaczego weryfikuje), aby w razie kontroli wykazać legalność i celowość działań.
Jak przygotować się w firmie? Prosta checklista
- Ustal, dla jakich stanowisk wyższe wykształcenie jest wymogiem (np. regulacje, odpowiedzialność, umowa z klientem).
- Wprowadź wewnętrzną procedurę: kiedy pojawiają się „uzasadnione wątpliwości” i kto podejmuje decyzję o wniosku.
- Przygotuj wzór wniosku, opis weryfikacji zabezpieczeń i obieg dokumentów (w tym opłatę).
- Uzupełnij klauzule informacyjne dla kandydatów/pracowników – transparentnie informuj, że w uzasadnionych przypadkach firma może weryfikować dyplom u wystawcy w trybie przewidzianym prawem.
Podsumowanie
Planowana zmiana w ustawie o szkolnictwie wyższym ma dać pracodawcom legalną, uporządkowaną możliwość potwierdzania danych z dyplomu ukończenia studiów bezpośrednio w uczelni – w sytuacjach, gdy jest to naprawdę potrzebne (interes prawny i uzasadnione wątpliwości). Dla rynku to krok w stronę większej przejrzystości, a dla HR – narzędzie ograniczające ryzyko kosztownych pomyłek rekrutacyjnych.
